11/04/2011

iPhone 4: Evernote, mode d'emploi


Dans notre vie quotidienne, on a toujours besoin d'un petit calepin pour noter des choses, garder une trace d'une idée, d'une réflexion, ou encore d'une recette de cuisine, de prendre en photo l'étiquette d'une bonne bouteille de vin pour s'en souvenir, bref, de garder trace de plein de choses.

L'application native Notes de l'iPhone n'étant que très limitée, Evernote apparaît donc comme l'application toute indiquée pour faire tout ça, et bien plus encore, a priori.

Cette application est restée inactive sur mon iPhone pendant longtemps, car je n'en comprenais pas bien le fonctionnement, qui peut sembler de prime abord un peu particulier.

Il faut savoir jongler entre les carnets de notes, les notes, les étiquettes, les formats de fichiers que l'on peut y enregistrer.

Mais comme toute bonne application, il faut apprendre à s'en servir pour comprendre ce que l'on peut en retirer, et je m'y suis mis il y a peu de temps, et je dois bien reconnaître que c'est très pratique.

Mode d'emploi.

Evernote est une application qui a une double interface:
Celle pour Mac, iPad ou PC, et celle pour smartphones tels que l'iPhone, l'iPod Touch, les téléphones Android et Windows Mobile.

L'un des avantages d'Evernote, c'est que toutes vos notes sont synchronisées en temps réel avec un serveur distant (sur le cloud). Résultat: toutes vos notes accessibles depuis n'importe où dans le monde, depuis n'importe quel terminal, fixe ou mobile.


Pour savoir comment installer, paramétrer et utiliser la version pour Mac ou PC, rendez-vous sur le site web en français d'Evernote. Le didacticiel pas-à-pas très clair et complet vous permettra de mieux comprendre comment débuter sur Evernote version "fixe".

Pour savoir comment utiliser Evernote sur votre téléphone mobile Apple, Android ou Windows Mobile, voici une présentation des fonctionnalités de la version gratuite:


Qu'est-ce qu'une note Evernote? 


Une note selon Evernote est un contenu texte, une capture d'image, ou plus globalement d'un support physique, d'un son, d'un document PDF, d'une page web, et dans sa version Premium, de documents Word ou Excel.

Tout l'intérêt d'Evernote réside dans sa capacité à rendre ces contenus accessibles et utilisables au quotidien, afin de ne rien oublier, et mieux, de classer, ranger, organiser ces contenus de manière à ne rien oublier, mais aussi de pouvoir interagir avec ces contenus, les partager, les imprimer, etc.

L'interface mobile


En bas de l'écran, 5 boutons: Notes, Carnets, Ajouter (+), Etiquettes, Loupe (rechercher dans les notes).

En haut de l'écran, 1 bouton Paramètres à gauche, 1 autre bouton appelé "Resource View" à droite.
Dans l'écran d'affichage, un bouton Options d'affichage.

1. Bouton Notes: 

C'est l'écran d'affichage par défaut d'Evernote, dans lequel apparaissent les notes par ordre antichronologique, donc de la note la plus récente à la plus ancienne.

2. Bouton Carnets de Notes:

Le bouton Carnets de Notes permet d'afficher la liste de carnets de notes.

Les carnets permettent d'organiser les notes par thématiques, ce qui facilite le rangement.

Au début, cela n'est pas très important, mais vous vous rendrez rapidement compte au bout d'un certain temps qu'il vaut mieux créer des catégories afin de retrouver plus facilement vos notes.

En effet, Evernote peut rapidement devenir un vaste fourre-tout où l'on ne retrouve plus rien.

L'avantage d'Evernote, c'est qu'il est assez flexible, et permet de créer des notes au fil de l'eau sans se soucier de les placer dans tel ou tel carnet, puis de faire du rangement.

3. Bouton Ajouter (+):

En cliquant sur ce bouton, on peut rapidement créer une note, en lui donnant un titre, puis en tapant du texte.

Dans la partie inférieure de l'écran, on retrouve:
  • Un bouton Carnet de notes, qui permet de facilement attribuer la nouvelle note à un carnet, voire de créer un nouveau Carnet si votre nouvelle note ne rentre pas dans les catégories que vous avez créées auparavant. Pour ce faire, entrez le nom de la catégorie que vous recherchez dans le champ prévu à cet effet. Soit le carnet existe, auquel cas il sera sélectionné (Evernote garde en mémoire par défaut le dernier Carnet de notes utilisé), soit le carnet n'existe pas et vous pourrez alors le créer et l'attribuer immédiatement à votre nouvelle note. 
  • Un bouton Etiquettes, qui fonctionne de la même manière que les libellés de Gmail. En d'autres termes, vous pouvez attribuer des "tags" à votre nouvelle note, ce qui est bien pratique car on peut attribuer plusieurs étiquettes à une même note alors que chaque note ne peut avoir qu'un seul carnet.
  • Un bouton Position, qui permet d'enregistrer votre localisation géographique au moment de la création de votre nouvelle note. Cela facilite notamment la recherche si vous avez pris une photo et l'avez attribuée à une note. En cliquant sur ce bouton, vous verrez apparaître sur une carte Google Maps l'endroit exact où vous étiez lors de la création de cette note. 
  • Un bouton Pellicule permet d'accéder directement à l'application Pellicule native de l'iPhone, ce qui s'avère très pratique si vous venez de prendre une photo et souhaitez l'attacher en pièce jointe d'une note. Evernote est par ailleurs reliée à d'autres applications tierces telles que CamScanner ou Genius Scan par exemple. 
  • Un bouton Instantané ouvre directement l'application native Appareil Photo de l'iPhone, si vous n'avez pas encore pris la photo en question et que vous voulez le faire et l'attacher immédiatement à votre nouvelle note. 
  • Un bouton Voix fonctionne de la même manière que l'appareil photo, mais avec l'application native Dictaphone. En cliquant sur ce bouton, l'enregistrement démarre immédiatement. On peut imaginer toutes sortes d'usage de cette fonction, comme enregistrer sa propre voix, ou un son quelconque, la voix de quelqu'un d'autre, ou autre. 
Une fois que vous avez sélectionné une ou plusieurs de ces options pour attacher du contenu à votre nouvelle note, il suffit d'enregistrer cette dernière en cliquant sur Sauvegarder, et votre nouvelle note apparaîtra dans votre liste de notes, en haut de la liste.

4. Bouton Etiquettes

Le bouton Etiquettes permet d'attribuer des "tags" à vos notes, de manière à les classer non pas par carnet mais selon les thèmes que celles-ci concernent.

Cela peut s'avérer très pratique pour retrouver des notes qui concernent plusieurs sujets. Plus vous serez spécifiques dans le choix des étiquettes, plus il sera facile de retrouver les notes dont vous avez besoin.

5. Bouton Loupe

La loupe permet de rechercher les notes selon le nom de leur carnet ou de leurs libellés.

Cette fonction ne permet pas encore sur iPhone d'effectuer une recherche au sein même du texte d'une note, en tout cas pour l'instant, même si Evernote prétend que le contenu des notes fait partie des recherches. par contre, cette option semble fonctionner sur la version Mac ou PC.

Cela montre bien l'intérêt de ranger ses notes dans des carnets et de leur attribuer un maximum de libellés.

6. Bouton Paramètres

On retrouvera derrière ce bouton l'ensemble des paramètres d'Evernote:
  • L'avantage d'Evernote est de pouvoir se synchroniser avec les serveurs de la société du même nom en OTA, c'est-à-dire en utilisant le réseau 3G de votre opérateur ou en Wi-Fi si vous êtes connecté à un réseau d'entreprise ou domestique. On peut donc vérifier à quand date la dernière synchronisation, ou bien la lancer immédiatement. Synchroniser ses notes avec le serveur distant permet de les sauvegarder en profitant du cloud computing (voir de quoi il s'agit ici). En cas de perte de votre iPhone, vous ne perdrez pas vos précieuses notes ;-)
  • Données de compte: Pour utiliser Evernote, vous devrez créer un compte, ce qui permettra de sécuriser l'accès à vos notes, et si vous souhaitez faire sauter les limitations de la version gratuite, souscrire un abonnement Premium payant. 
  • Paramètres: Ici, vous pourrez changer votre email de compte Evernote, si besoin est. Une option bien pratique aussi, la sychronisation uniquement via WIFI: Si vous êtes à l'étranger, Evernote ne se synchronisera pas tant que vous ne serez pas connecté en WIFI, évitant ainsi les factures de roaming exorbitantes...
  • Effacer la mémoire cache permet de libérer la mémoire de votre iPhone. A faire donc de temps en temps pour retrouver de l'espace de stockage sur votre iPhone. Effacer les données de cache n'effacera pas le contenu de vos notes. 
  • Utilisation Mensuelle Actuelle permet de savoir où vous en êtes dans l'utilisation de votre quota limité de votre espace de stockage. Si vous utilisez rapidement ce quota, il vous faudra passer à une version Premium, payante, elle. Mais la version gratuite permet de stocker déjà pas mal de notes: 30000 en format texte, 610 photos en qualité standard...

7. Bouton "Resource Views" (4 petits carrés formant un autre carré)

Cette option permet d'afficher les notes selon leurs contenus:
La première icône fera apparaître toutes les images de vos notes, la seconde icône toutes les pièces jointes, et la troisième, une carte Google Maps avec toutes vos notes par emplacement géographique.

8. Bouton Options d'affichage

Le bouton Options d'affichage permet de trier vos notes par la dernière date de modification, la date de création, le titre, le carnet de notes dont elles font partie, la ville où elles ont été créées, ou le pays.

Que faire avec Evernote? 

Evernote est un outil qui doit être utilisé au quotidien pour en comprendre toute la portée. C'est un nouveau mode de pensée et d'organisation de nos pensées ou des informations avec lesquelles nous interagissons.

Vie professionnelle

Evernote peut être utilisé en milieu professionnel pour garder une trace d'un schéma ou d'informations rédigées au cours d'une réunion, d'une formation, sur un paperboard.

Prenez en photo vos cartes de visites pour avoir accès aux informations qui y figurent, gardez une trace de tous vos reçus, factures, billets de train, d'avion, vos numéros de confirmation pour vos achats de billets, votre entrée au prochain salon auquel vous devez vous rendre, etc.

Gardez en mémoire les pages web que vous lisez pour accéder à leur contenu plus tard.

Vie personnelle

Evernote permet aussi de noter tout ce qui nous passe par la tête, afin de ne rien oublier. Vous êtes dans un magasin et vous tombez sur une bonne idée de cadeau pour votre femme, prenez-le en photo et attribuez-lui une note, pour ne pas oublier où vous l'avez vu, combien ça coûte...

Vous êtes dans la rue et tout à coup vous avez une idée? Prenez-en note ou enregistrez-vous avec l'option Voix.

Vous dînez avec votre meilleur ami et vous dégustez un grand vin, ou bien vous voulez vous souvenir d'un restaurant? Prenez une photo, vous pourrez le localiser automatiquement avec sa position GPS exacte, pour y revenir une nouvelle fois.

Vous cherchez un appartement à louer ou acheter? Prenez des photos lors de votre visite, pour vous souvenir de son agencement, de son adresse.

Votre robinet vient de rendre l'âme et votre plombier voudrait savoir quel est le modèle avant de venir le remplacer? Prenez-le en photo pour l'envoyer à votre plombier.

Bref, Evernote fera tout ce que vous voulez qu'il fasse, pour vous simplifier la vie.

Comme tout bon outil, Evernote est suffisamment souple pour prendre une place croissante dans votre vie quotidienne si tant est que vous le preniez en main et que vous en testiez les limites!

Evernote s'intègre avec de plus en plus d'applications tierces

Evernote n'est que la base d'un édifice encore plus vaste, puisqu'il peut être utilisé avec un nombre croissant d'applications développées par d'autres, ce qui le rend encore plus indispensable. Voyez plutôt la liste d'applications tierces ici.

3 commentaires:

  1. Clair, net, précis : un grand Merci :)

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  2. Clair, net, vraiment très bien fait : un grand bravo.

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  3. tres bien mais il manque une notice d utilisation au pas a pas pour les novices

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