25/01/2011

Google, mode d'emploi. 5. Google Agenda

Google Agenda est l'une des solutions les plus développées de Google. Comme toujours, l'intégration de l'agenda avec d'autres fonctions est un facteur-clé, qui rend cet agenda particulièrement pratique.

Quelques mots sur l'intégration: en informatique, on dit d'une application qu'elle est "intégrée" lorsque ses fonctionnalités sont reliées à celles d'autres applications. C'est le cas de Google Agenda, qui permet de faire appel à Google Contacts pour créer un événement, de créer des tâches, accessibles autant depuis Gmail que depuis Google Agenda, par exemple.

Mais Google Agenda ne s'arrête pas là.

Créer un agenda

Il est possible, au sein de la même interface, de faire cohabiter plusieurs agendas. Vous pouvez créer un agenda personnel, un agenda professionnel, mais aussi faire apparaître les agendas de vos collaborateurs, de vos amis, clients, ainsi que les dates d'anniversaire de vos contacts (issus de Google Contacts) ou encore les jours fériés de la France et d'autres pays.

Tous ces agendas apparaîtront au sein de la même interface et vous pourrez décider de les faire apparaître selon vos besoins.

Pour créer un agenda, trois possibilités:

1. Dans Mes Agendas, cliquez sur Ajouter. 

La fenêtre ci-dessous apparaît.



Vous pourrez donner un nom à l'agenda, décider s'il s'agit de votre agenda parisien ou lyonnais, ou autre, spécifier aussi quel est son fuseau horaire si vous voyagez beaucoup et que vous ne voulez pas risquer de manquer un rendez-vous pour des questions de décalage horaire.

Juste en-dessous, l'option "Rendre cet agenda public" vous permettra de partager ou non cet agenda et, encore plus intéressant, de rendre public le détail des événements que vous créez ou de ne divulguer que votre disponibilité. Ainsi, vos contacts sauront s'ils peuvent éventuellement déplacer une réunion. 

Soit vous rendez l'agenda public à tout le monde, ce qui signifie vraiment tout le monde, soit vous optez pour une liste de contacts que vous choisissez. Dans ce cas, il vous suffit de les inviter à accéder à votre agenda en ajoutant leurs emails respectifs, séparés par des virgules. Comme vous le voyez, l'agenda accède à votre liste de contacts et vous suggère les emails des personnes que vous souhaitez inviter. 

Vous pouvez à tout moment décider d'ajouter ou de supprimer des contacts.


2. Ajouter l'agenda d'un ami depuis "Autres Agendas"

Ajouter l'agenda d'un ami peut être très pratique si vous souhaitez pouvoir partager vos disponibilités réciproques. Cela s'adresse donc à vos amis, mais aussi et surtout à vos clients, prospects, collaborateurs et autres contacts professionnels et personnels. 

Rien de plus simple: il suffit d'ajouter l'email de la personne dans la fenêtre "Ajouter l'agenda d'un ami". Celui-ci recevra un email lui demandant d'accepter votre demande et une fois que cela est fait vous aurez accès à l'agenda de la personne en question, soit avec le détail de ses événements, soit uniquement avec ses heures d'indisponibilité. 

Vous pourrez alors créer des événements et y inviter "l'ami" en question, lors de la création de l'événement. 

Lorsque vous créez un événement, de nombreuses options sont proposées. 

Vous pouvez choisir:

Le fuseau horaire


La récurrence de l'événement, très complète


Vérifier que vous êtes disponible à l'horaire choisi mais aussi que vos invités le sont aussi, en cliquant sur  "Rechercher un horaire"


Ajouter des invités et décider s'ils peuvent ou non modifier l'événement, inviter d'autres personnes et/ou voir la liste des invités.

Vous pouvez également ajouter une pièce jointe, comme une présentation ou un contrat que vous étudierez lors de la réunion. 

Dans ce cas, Google Agenda vous ouvrira directement un accès à votre Google Documents, où vous retrouverez les documents à partager. Ceux-ci ne seront pas envoyés, mais vos invités pourront y accéder, soit en lecture seule, soit également en écriture, selon ce que vous décidez:


Un rappel par email ou popup pourra même être envoyé à vous-même comme à vos invités afin de leur rappeler la réunion!



3. Ajouter d'autres agendas, comme celui des anniversaires de vos contacts, des jours fériés et autres calendriers tels que celui de votre équipe de foot favorite, par exemple!


Gérer des agendas


Votre agenda personnel n'aura sans doute pas les mêmes impératifs que votre agenda professionnel. 

Et inversement vous ne partagerez sans doute pas votre agenda professionnel avec vos amis.

Il est donc possible de paramétrer chacun de vos agendas afin qu'il se "comporte" comme vous le souhaitez. 
Par exemple, vous pourrez activer les notifications dans votre agenda professionnel mais pas dans votre agenda personnel. 

Les notifications sont à définir dans les Paramètres de l'agenda: 


Il faut pour cela indiquer votre numéro de téléphone avec le préfixe international et cliquer sur "Envoyer le code de vérification". Vous recevrez instantanément un SMS contenant le code de vérification à renseigner dans le champ indiqué. 
Une fois votre mobile vérifié, vous pouvez paramétrer vos notifications: 



Vous partagerez sans doute avec quelques amis vos heures de disponibilité, par contre vous donnerez non seulement l'accès de votre agenda professionnel à vos collaborateurs ainsi que la possibilité de modifier ou replanifier vos réunions. 

Quant à vos autres agendas plus...ludiques, vous pourrez décider de vous abonner comme de vous désabonner si par exemple vous déménagez et que votre club favori n'est plus Marseille mais Lyon! 

Tout cela est possible dans Google Agenda, comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus. 

Gérer vos listes de tâches

Google Agenda intègre également vos listes de tâches. 

Je parle bien au pluriel car Google Agenda peut gérer plusieurs todo lists, comme par exemple votre liste de tâches personnelles et vos tâches d'ordre professionnel. 

Ici, pas beaucoup de surprise, vous renseignez chaque tâche et définissez sa date limite. Vous pouvez également y rajouter une note.

Le gros avantage de la liste de tâches Google est de pouvoir être accessible gratuitement depuis votre iPhone et actualisée en temps réel, comme par exemple avec GoTasks, dont nous avons parlé ici


Comme vous le voyez, Google Agenda propose bien plus qu'un simple agenda. Son intégration avec vos contacts, vos documents, votre mobile, vos tâches, en font un outil particulièrement pratique et sophistiqué sans être intrusif, puisque vous restez maître de ses paramètres. 

Tout cela est bien entendu gratuit pour les particuliers. En revanche, Google propose d'autres solutions adaptées aux entreprises.


Aucun commentaire:

Enregistrer un commentaire