Google, mode d'emploi. 2. Gmail, présentation de l'interface

Gmail n'est pas un simple outil de messagerie. Utiliser Gmail comme tel revient à le comparer à Yahoo! Mail, Hotmail ou autres.

Gmail, c'est bien plus que cela, c'est une plateforme de gestion de clients de messagerie multiples, un outil puissant de gestion de contacts et de synchronisation, un outil qui vous permet de classer et de retrouver rapidement n'importe quel email, chat, pièce jointe...

Explications...
(cliquez sur les copies d'écran ci-dessous pour les agrandir).

Sur cette page d'accueil de Gmail, vous retrouverez déjà bon nombre de fonctionnalités:

1er module: Sous le logo en haut à gauche, vous avez le choix entre:

• Messagerie: par défaut, la page telle qu'elle apparaît ci-dessus, avec tous vos emails
• Contacts: en cliquant sur ce lien, vous aurez accès à tous vos contacts, nous y reviendrons.
• Liste de tâches: en cliquant sur ce lien, vous aurez accès à vos tâches, nous y reviendrons également. 

2ème module: juste en-dessous, vous avez le choix entre écrire un nouvel email, avoir accès à l'historique de tous vos emails envoyés, revoir et envoyer des brouillons (emails écrits, ébauches d'emails non-envoyés), et vos spams, qu'il convient de supprimer de temps en temps. 

Toujours rien de bien nouveau ici.

3ème module: Les libellés. Ici, par contre, il s'agit d'une petite nouveauté, déjà bien connue des photographes puisqu'il ne s'agit pas de ranger vos emails dans des dossiers, sous-dossiers, mais bien de leur attribuer des tags, comme pour des photos. Anglicisme qui signifie étiquette, un tag a la particularité d'être plus flexible que le système d'archivage par dossiers. Simplement parce que rien ne vous empêche d'attribuer plusieurs tags à un même email. 

"Taguer" un email n'a rien d'anodin et demande déjà un semblant d'organisation de votre part. 

N'oubliez pas que Gmail met à votre disposition plus de 7,5 Gigaoctets d'espace pour stocker vos emails, et que de ce fait en quelques années vous risquez de vous retrouver avec plusieurs milliers d'emails dans vos archives... 

Certes, Gmail vous permet d'utiliser la recherche dans vos emails par mots-clés, mais le fait de bien étiqueter vos emails vous facilitera la tâche lorsque vous rechercherez tel email datant de 2002 sur tel sujet envoyé à tel contact...

Faites donc preuve ici de bon sens et utilisez des libellés suffisamment explicites et spécifiques selon le principe NECESSAIRE et SUFFISANT afin de vous faciliter la vie. 

Préférez par exemple de créer un tag pour vos achats effectués en France en utilisant le tag Achats FR et un autre tag pour vos achats effectués sur des sites étrangers, comme Achats Intl, au lieu d'un simple tag nommé "Achats". 

Quitte à aller encore plus loin en précisant par exemple le nom du site de vente en ligne, si vous pensez que cela se justifie et que vous êtes un "e-acheteur" très actif: Amazon, Pixmania, Fnac, RueduCommerce, PriceMinister, CDiscount... 

Autant de noms de libellés qui vous permettront de retrouver plus facilement vos emails, le jour où vous en aurez besoin. 

Mais ne tombez pas non plus dans l'excès de tags qui vous ferait perdre du temps. 

Donc: Nécessaire, pour retrouver vos emails, et suffisant, pour ne pas vous polluer la vie!

A ce titre, selon l'adage des teckies (accros aux nouvelles technos), Google est votre ami, sachez que Google a mis en place un système particulièrement efficace de tags automatisés par le biais de la création de filtres. 

Les filtres

Créer un filtre revient à créer une règle que Gmail suivra à la lettre. En d'autres termes, Gmail attribuera automatiquement le tag de votre choix à l'email de votre choix. Aussitôt arrivé dans votre boîte aux lettres, chaque email est analysé, puis étiqueté.

Pour ce faire, il vous suffit soit de cliquer sur Créer un filtre (à gauche du bouton "Rechercher sur le web"), ou bien de cliquer sur le bouton Autres Actions, et sélectionner l'option "Filtrer les messages similaires": 

Le menu de création de filtre est assez explicite. Je vous suggère néanmoins de vous borner à n'utiliser que le champ de l'émetteur, afin d'éviter d'attribuer des tags à des emails par erreur. 

Exemple: Evitez de créer un filtre nommé Orange, SFR ou Bouygues en utilisant le champ "Contenant les mots", car si vous parlez de votre mobile à un ami par email, celui-ci se retrouvera automatiquement tagué avec le nom de votre opérateur! De même pour "Objet"...

La phase de création de filtres est un peu laborieuse et prend un certain temps. Vous allez tâtonner, probablement créer de nouveaux filtres pendant quelques temps, souhaiter en supprimer certains, en modifier d'autres... 

Mais le jeu en vaut la chandelle et vous saurez que vous avez trouvé la liste de filtres qui vous convient quand vous vous rendrez compte que vous n'en avez plus créé depuis quelques temps et que tous vos emails (ou presque!) se retrouvent tagués sans que vous ayez besoin de le faire manuellement!

Mais pourquoi "taguer" vos emails??? 

Cela fonctionne un peu comme un centre de tri de la Poste. Vos emails arrivent, ils sont envoyés dans la direction la plus adaptée selon leur origine, leur objet, leur émetteur: 

1. Les emails que vous souhaitez conserver sont tagués avec les étiquettes de votre choix, soit automatiquement, soit manuellement
2. Les emails que Gmail détecte comme spams sont automatiquement envoyés dans le dossier Spams
3. Certains emails que vous ne souhaitez absolument pas voir peuvent être envoyés directement à la corbeille en créant un filtre dans ce sens.

Pour résumer, Gmail fonctionne idéalement de la manière suivante: 

1. Vous recevez un email
2. Il est tagué automatiquement par un ou plusieurs filtre(s) ou manuellement (par vous-même)
3. Vous archivez les emails que vous avez traités. A contrario, seuls les emails à traiter restent dans votre boîte de réception. Comme vous pouvez le constater sur les copies d'écran ci-dessus, ma boîte de réception ne comporte que très peu d'emails. N'attendez pas d'en avoir plusieurs centaines avant de vous mettre à créer vos filtres et de pouvoir archiver vos messages, ou supprimer ceux qui n'ont aucun intérêt!
4. Vous pouvez rechercher n'importe quel email archivé via le champ qui se trouve en haut de la page. 

4ème module: Google Talk. Nous y reviendrons plus tard.

5ème module: explication des boutons "Archiver", "Signaler comme spam", "Supprimer", "Déplacer vers", "Libellés" et "Autres actions".

1. Archiver: Archiver un email (une fois que vous lui avez collé vos "tags") ne fait que déplacer un email depuis votre boîte de réception vers votre dossier Archives. Il y restera disponible tant que vous ne l'aurez pas supprimé.
2. Signaler comme spam: Les emails que Gmail aura laissés passer et que vous ne souhaitez pas revoir dans votre boîte de réception feront partie de cette catégorie. Vous pouvez annuler cette commande si vous vous rendez compte que vous avez signalé comme spam un email qui n'en est pas un, au moyen de la commande "Annuler" qui apparaît en haut de la page. 
3. Supprimer: Cette commande diffère de l'archivage, car l'email sera envoyé vers la corbeille, que vous devrez vider de temps en temps pour éviter qu'elle ne soit pleine. Ne supprimez que ce dont vous n'avez pas besoin, le reste devant être "tagué" et archivé...
4. Déplacer vers: Déplace un email de votre boîte de réception vers vos archives en lui octroyant un libellé. Autant dire que cette action vous empêche d'attribuer plusieurs tags à un même email. Dans ce cas, préférez Libellés, qui permet les tags multiples.
5. Autres actions: Ce bouton est un menu contextuel (qui dépend du contexte) vous permettant d'utiliser un ou plusieurs emails à des fins plus ou moins intéressantes, comme celle qui vous permet de créer un événement (dans votre agenda Google, bien entendu...) ou bien une tâche (souvenez-vous, le 1er bloc d'options...). Autant dire que ce bouton vous permettra de profiter de tous les avantages de l'intégration des différentes solutions Google entre elles.

6ème module: les options de l'en-tête. 

J'ai gardé le meilleur pour la fin. Oui, mais pourtant, il n'y a rien là-haut que quelques liens, direz-vous...  Et pourtant, c'est bien là que réside toute la puissance de Google.

C'est dans ces deux petites barres en haut de pages que vous aurez accès à toutes les options et solutions Google... 

Sachez à titre d'anecdote que c'est Marissa Mayer, qui est à la tête de tout cela, et qu'elle est connue dans le monde entier des geeks pour son travail: penser à rendre Google le plus intuitif possible au plus grand nombre.

La partie gauche de l'en-tête présente par ordre décroissant de pertinence (par rapport à ce que vous êtes en train de faire) l'ensemble des solutions Google. "Plus" vous emmène vers les solutions les plus courantes, "et encore plus" vers la totalité de l'offre.

Si vous cliquez sur l'onglet "Web", par exemple, vous serez envoyé directement à votre page iGoogle ou, à défaut, vers la page d'accueil du moteur de recherche de base Google.

Vous remarquerez que les options changent.

C'est cela que l'on appelle un menu "contextuel". Selon ce que vous faites, on vous facilite la vie... C'est peu de choses, mais le gain de temps est réel!

Plus vous vous habituerez à naviguer entre Web, Images, Vidéos, Maps, Gmail, Agenda, Picasa, Documents, pour ne citer que les plus fréquents, plus vous apprécierez l'intelligence du travail de Marissa Mayer!

Il ne me reste plus qu'à évoquer l'un des liens les plus importants de votre interface Gmail, puisqu'il s'agit  de l'onglet "Paramètres". Ce lien vous donne accès à tous les paramètres de votre compte Google, et ils sont nombreux, mais en l'occurrence, nous nous concentrerons dans notre prochain article sur les paramètres de Gmail.

Cet article n'avait pour seule vocation de vous montrer à quel point Gmail n'est pas un simple client de messagerie web classique. Vous connaissiez certainement la plupart des fonctionnalités qui ont été présentées ici, mais il nous reste à évoquer de nombreuses fonctionnalités plus avancées, et pas seulement sur Gmail!

Google est comme un cube dont toutes les briques communiquent entre elles. A vous de vous approprier l'outil et d'en retirer tous les bénéfices!