06/12/2010

iPhone 4: Synchroniser iPhone, Carnet d'Adresses, iCal, Gmail, Google Contacts, Agenda, Tâches

Beaucoup de forums parlent de ces problèmes de synchronisations multiples un peu complexes mais sans jamais vraiment donner une réponse complète sur la question.
Cette manipulation demande du temps, beaucoup de calme et de patience, et surtout de suivre à la lettre les différentes étapes pour éviter de perdre vos données, mais le jeu en vaut la chandelle!

Le schéma est le suivant: 

  • Un iPhone 4 avec iOS 4.2.1 ou ultérieur
  • Un Mac sous Mac OS X 
  • Un compte Gmail
Comment faire en sorte que ces trois appareils aient des informations identiques et totalement synchronisées?

Quelques éclaircissements préalables:

1. Google propose gratuitement un nombre croissant de services dont les emails, les contacts, les agendas, les documents, les blogs, les sites internet, bref, un paquet de choses utiles auxquelles on peut avoir accès depuis un ordinateur et surtout depuis l'iPhone.
Important: Les données étant hébergées sur un serveur externe, elles sont donc accessibles par simple Login/Password depuis n'importe quel endroit dans le monde.

2. Carnet d'adresses et Ical sont a contrario des programmes installés en local sur votre Mac, ils ne peuvent donc pas servir de source principale de données car vous ne pourrez pas vous y connecter à distance pour récupérer vos données. 


Ils peuvent en revanche se connecter à votre compte Google pour y récupérer les données à synchroniser. 
A moins de vous connecter par câble à votre Mac, vous ne pourrez pas non plus logiquement y récupérer vos données depuis votre iPhone.


3. L'iPhone permet quant à lui de se connecter en OTA (Over The Air, pour être plus clair, donc via le WiFi ou à défaut la 3G).
Il peut donc communiquer à intervalles réguliers avec vos données Google.


La solution: 

Google s'impose logiquement comme la source de référence, à laquelle votre Carnet d'adresses et votre agenda iCal du Mac et votre iPhone viendront se connecter pour y récupérer vos emails, contacts et autres agendas.
Mais pas seulement! Ils doivent également pouvoir envoyer les mises à jour éventuelles que vous avez faites sur l'un ou l'autre.


Pour que cela fonctionne, il convient de:

IMPORTANT: 


1. Sur Gmail: préparez vos données pour la synchronisation. 


1.1. Regroupez tous vos comptes Gmail en un

Avant de démarrer la procédure qui suit, commencez par paramétrer votre compte Gmail afin d'y regrouper tous vos comptes email au sein d'une même adresse. 
Pour ce faire, lisez l'article de ce blog consacré à ce point que vous trouverez en cliquant sur ce lien.
Il est très important que vous le fassiez avant, pour garantir le succès de l'importation de vos emails et d'éviter une éventuelle pagaille infernale de doublons. 

1.2. Nettoyez votre liste de contacts Google Contacts

C'est une tâche fastidieuse et extrêmement longue car Gmail enregistre TOUS les contacts auxquels vous avez envoyé ne serait-ce qu'un email. 
Il convient donc de supprimer ces adresses emails de votre liste de contacts avant de les partager avec votre Carnet d'Adresses et votre iPhone.

C'est malheureusement une tâche indispensable sinon vous allez (comme moi...) retrouver une liste immense d'adresses emails inutiles qui ne correspondent à aucun contact particulier. 

Il vaut mieux faire le nettoyage avant qu'après...


Vous pouvez ensuite procéder comme suit: 


2. Sur votre Mac: Configurez Carnet d'adresses et iCal pour qu'ils se synchronisent avec votre compte Google


2.1. Dans Carnet d'Adresses


Allez dans Préférences, puis Comptes, et configurez la synchronisation avec votre compte Google en sélectionnant Synchroniser avec Google, puis Configurer:



Il ne vous demande que votre Login (votre adresse Gmail complète) et votre Password Google. C'est fait.

2.2. Dans iCal


Ce n'est guère plus compliqué. 
Allez dans Préférences, Comptes, et sélectionnez l'option de création d'un agenda Google dans le menu déroulant. Choisissez l'option CalDAV.
Description: Ce champ est à votre discrétion, utilisez ce que vous voulez pour identifier votre compte Gmail unifié.
Nom d'utilisateur: Votre adresse email de Gmail complète.
Mot de passe: Le même que celui de votre compte Gmail.
Ensuite, cliquez sur Réglages du serveur, pour vérifier que la création du compte s'est bien passée:

Adresse du serveur: Doit être www.google.com
Chemin du serveur: /calendar/dav/remplacezceciparvotrelogingmail@gmail.com/user/

3. Sur l'iPhone: Configurez-le pour qu'il se synchronise avec votre compte Google. 

3.1. Sauvegardez vos données d'iPhone au moyen d'iTunes

Cette étape est indispensable car lors de la synchronisation de Google avec iPhone toutes les données de ce dernier seront effacées. Ne négligez pas cette étape, sinon vous allez le regretter.

3.2. Ajoutez un compte Microsoft Exchange


Même s'il ne s'agit pas à proprement parler d'un compte Exchange, suivez la procédure ci-dessous: 


Etape 1: Depuis Réglages, sélectionnez Mail, Contacts, Calendriers, puis cliquez sur Ajouter un compte
Etape 2: Choisissez l'option Microsoft Exchange, même s'il ne s'agit pas de créer un compte Exchange
Etape 3: Renseignez les différents champs demandés: 
  • Adresse: Votre adresse Gmail. N'oubliez pas de rassembler tous vos comptes d'emails dans un seul, de préférence Gmail, qui le fait très bien. C'est un prérequis très important afin que l'importation de vos emails se déroule parfaitement et que vous n'ayez pas de problèmes de doublons. Si vous ne l'avez pas encore fait, je vous conseille fortement d'abandonner cette procédure et de commencer par là. La procédure est décrite ici.
  • Serveur: m.google.com
  • Nom d'utilisateur: votre identifiant Google qui, si vous avez procédé au regroupement sur lequel j'ai lourdement insisté, est également votre adresse Gmail.
  • Mot de passe: votre mot de passe Gmail de cette même adresse.
  • Domaine: Facultatif, vous pouvez laisser ce champ vierge.


Etape 4: Choisissez les services que vous souhaitez synchroniser.

Je vous conseille fortement de synchroniser votre Courrier, vos Contacts et vos Calendriers, une fois pour toutes.

Concernant le compte à synchroniser, je vous invite encore à consulter d'abord l'article de ce blog dédié au paramétrage de Gmail afin de regrouper tous vos comptes en un seul, ce qui aura l'immense avantage de vous permettre de ne synchroniser qu'un seul compte tout en ayant accès aux emails de tous vos comptes. 


Pour la première synchronisation, il est préférable de tout synchroniser, sauf si vous savez que vous n'aurez pas besoin de certains libellés de votre compte Gmail ou de vos emails très anciens. Vous pouvez configurer cette option en cliquant sur Courrier à synchr.

Vous pourrez modifier les libellés à synchroniser plus tard si nécessaire.


4. Nettoyez et organisez vos contacts dans Google Contacts

Quelques problèmes de concordance de champs entre iPhone, Carnet d'Adresses et Google Contacts peuvent se produire. 
Malheureusement, il ne semble pas y avoir de solution pour l'instant, je cherche toujours. 
Vous devrez sans doute recréer vos groupes de contacts afin qu'ils concordent entre les trois appareils.

N'oubliez pas que Carnet d'Adresses et Google Agenda ne déclenchent la synchronisation avec Google qu'à intervalles réguliers espacés, et Google met quelques secondes pour envoyer les actualisations à l'iPhone, soyez donc patients avant de dire que "ça marche pas"! 

Si vous êtes sur Mac, cliquez sur l'icône  afin de procéder à la synchronisation des données de votre Mac avec celles de Google. 

Cette procédure, bien que laborieuse et en apparence compliquée, n'est à faire qu'une seule fois. En revanche, elle a le mérite de synchroniser une fois pour toutes l'ensemble de vos données sur vos trois "appareils". 

Le bénéfice est énorme dès lors que toutes les modifications (envoi d'un email, création ou modification d'un contact, création ou modification d'un rendez-vous...) que vous effectuerez depuis Gmail, depuis Google Agenda et Google Contacts, mais aussi depuis votre iPhone ou dans votre Carnet d'adresses, seront immédiatement (ou presque) mises à jour dans les deux autres, et ce, au seul moyen d'une connexion 3G ou wifi!

Que se passe-t-il si vous n'êtes pas connecté à un réseau? 

Admettons que vous soyez en train de travailler sans connexion Internet sur votre Mac. Si vous créez ou modifiez un événement ou un contact, les modifications que vous aurez apportées sur votre Mac seront mises à jour dès que vous vous serez de nouveau connecté à Internet avec votre Mac.

Le cas de figure est un peu différent si vous faites des modifications depuis votre iPhone, puisque celles-ci seront transmises à Google par wifi ou 3G. Si par hasard il s'avérait que vous n'ayez aucune connexion au moment des modifications, la même chose que pour votre Mac se produirait. Les modifications apportées ne seraient synchronisées qu'une fois connecté à Internet.

En fait, les informations que vous modifiez contiennent la date et l'heure de leur modification, ce qui signifie que lors de la synchronisation, ce seront les dernières modifications qui seront prises en compte. 

Avantages et bénéfices

L'avantage de ce mécanisme, au-delà du fait qu'il est totalement gratuit, est son efficacité et sa fiabilité, puisque vous obtenez ainsi une fois pour toutes la garantie que vos données seront cohérentes et mises à jour de la même manière sur vos trois appareils. 

Vos données les plus importantes (contacts, agendas, tâches, emails) sont ainsi strictement identiques sur votre Mac, votre iPhone, et Google.

Plus de problèmes de contacts ou de rendez-vous qui disparaissent, ou de contacts oubliés sur votre Mac, vos données restent à jour et vous, vous pouvez cesser de vous préoccuper de technologie!

De fait, si vous perdez votre iPhone ET votre Mac, vous avez toujours vos données à jour sur Google, et sans avoir besoin de synchroniser votre iPhone via iTunes tous les jours.

C'est un exemple très concret des bénéfices du cloud computing, qui consiste (pour résumer) à héberger vos données sur un serveur externe au lieu de les conserver "en local" sur votre Mac ou sur votre iPhone.

Pour les plus sceptiques, dites-vous que la probabilité que Google, Dropbox, Amazon, Microsoft (pour n'en citer que quelques uns) perdent vos données est nettement plus faible que la probabilité que vous perdiez votre ordinateur ou votre iPhone. Une raison simple: Ils ont des systèmes de sauvegarde que vous n'avez certainement pas !

14 commentaires:

  1. Très bon article!

    juste une question: je suis justement en train de chercher quel est la durée de l'intervalle régulier de synchronisation sur l'iphone des contacts et du calendrier, le connaissez vous?

    Peut être existe-t-il une méthode pour forcer cette synchronisation? (j'ai l'impression que sur mon téléphone, c'est plus d'une semaine pour les contacts!)

    cordialement,

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  2. Je cherchais un tuto comme celui-ci depuis quelques semaines... MERCI !
    Conseillez-vous de désactiver la synchro du carnet d'adresses dans iTunes du coup ?

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  3. Merci pour vos articles, décidément très clairs !
    Petite question : Je dispose d'un iphone 3GS… la procédure décrite dans cet article putelle s'appliquer à mon iphone qui tourne sous Ios 5.01 ?
    Merci

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  4. En réponse à la question du 19/12/2011,

    Oui. J'ai appliqué la même procédure son l'iPhone 4S sans problème.

    Merci pour l'explication!

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  5. Avant de découvrir vos conseils, j'ai synchronisé pour la première fois avec iTunes par cable mon iphone 4S (iOS5) et mon Mac (Snow léopard) et j'ai eu la douloureuse surprise de retrouver mon calendrier iphone vierge de tous événements. les nouvelles synchro ne changent rien. Je n'ose pas aller sur Gmail tant que je n'ai pas retrouvé mon calendrier sur iphone.

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  6. excellent article
    je les envoyé à mes pots

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  7. la synchronisation entre "google contact" et iphone ou ipad (via le compte exchange) marche très bien, la synchro entre "google contact" et le carnet d'adresses du mac marche très bien aussi.
    par contre "google contact" gère bien les groupes et .. les cercles, les groupes ne se retrouvent pas sur iphone ipad ou le carnet d'adresses du mac.

    Quelqu'un as t'il une idée pour que la synchro prenne en compte aussi les groupes ?

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  8. vraiment super !
    dommage que les groupes de contacts ne se synchronise pas ...!

    Gageons que grace à votre nouvel emploi, vous saurez faire avancer ce détail

    Grand merci pour votre tuto
    et à bientot

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  9. Excellent article, qui répond en effet à une problématique clé : la synchro du carnet d'adresse et de l'agenda.
    Il me manque encore la synchro des tâches : comment synchroniser ma tasklist google sur mon mac ?

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  10. Bonjour,

    Et bien, moi ça ne fonctionne pas.... Je ne comprend pas, je n'ai pas de message d'erreur, mais rien n'est synchronisé.....

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  11. Il semble que ce fonctionnement ne soit plus possible depuis janvier 2013
    voir http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=fr&answer=2716936

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  12. Bonjour,

    J'arrive un peu tard dans le débat, mais je voulais vous partager la solution qui me convient perso pour gérer mes tâches que ce soit sur mon ordinateur ou mon iPad : Beesy. Avec Beesy, la prise de notes est plus structurée sous forme d'actions pour se synchroniser avec ma To-do list, mais aussi avec mon calendrier et mes contacts : c'est beaucoup plus simple pour moi. Plus de perte de temps ! Ca vaut le coup de le tester : http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

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  13. 1. Ouvrir l'application Réglages
    2. Ouvrir ensuite Mail, Contacts, Calendrier.
    3. Sélectionner Ajouter un compte....
    4. Sélectionner Microsoft Exchange
    5.Entrer les informations relatives au compte, puis suivant synchroniser contact iphone gmail
    6.Dans Serveur, rentrer m.google.com et ton adresse mail dans "Nom d'utilisateur, puis suivant et enregistrer.

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  14. Ouvrez Paramètres sur votre appareil.
    Cliquez sur Mail, Contacts, Calendrier, puis sur Ajouter un compte .
    Sélectionnez Autres .
    Cliquez sur l’option Ajout d’un compte CardDAV .
    Remplissez les champs avec les informations relatives à votre compte :
    . Serveur : google.com
    . Nom d’utilisateur : l’adresse email complète de votre compte Google
    . Mot de passe : le mot de passe de votre compte Google
    . Description : indiquez une description du compte (Contacts professionnels par exemple)

    Une fois les champs remplis, cliquez sur Suivant en haut de l’écran et vérifiez que vous avez bien activé l’option Contacts.synchroniser contact iphone gmail
    Enfin, ouvrez l’application Contacts de votre appareil et la synchronisation devrait commencer automatiquement.

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